大浪淘沙之时间管理

sun3412

本文其实应该算做《Get things done》一书的读书笔记，借鉴了善用佳软博客内容（很多东西是直接搬的），对此表示感谢。

Chapter 1  引言

经常有这样的经历：总是感觉脑子里有些事情悬而未决，却记不起是什么事情，直到到达某个场景突然想起，却错失最佳时机；亦或，本想在网络上查一些资料，却不 知不觉打开人人网或者qq空间等无关网站，失去宝贵时间。时间如此脆弱，如何管理才能最大化利用时间?是否有种方法既可以减轻大脑负担，又可以将我的生活 工作 管理的有条不紊？ 时间管理系统（GTD）给我打开了一扇窗。
早 上醒来洗漱的时候发现牙膏没了，我将“买牙膏”这个任务（task）记在MLO(一款基于GTD理念的软件，后面有详细介绍）上。试验是每天必须做的任 务，恰好，超市在去试验室的路上，我就将其放在试验这个任务的后面，意思是，做完试验我去买一管牙膏，然后将其在脑子里删除。这样，我就不需要时时刻刻提 醒自己，要买牙膏，只需要在完成试验任务的时候，拿出手机，看一下，一目了然。其他的事情也按照时间或者重要程度进行排序。晚上临睡前，我会在MLO上总 结，今天哪些事情顺利完成，哪些没有达到预期目标，如何改进，并制定明天的一些计划。一天结束，我的脑子里空空如也，安然入睡。

Chapter 2  时间管理系统（GTD）

GTD是“Getting Things Done”（完成每一件事） 的缩写，这是一个被广泛采用的赋予实际行动的时间管理系统。
GTD的基本理论是把一个人所要要完成的任务和事件全部从大脑中移出来，记录到纸上。这样，大脑便会不被多余的事情打搅而集中于现在所需完成的事情上面。
GTD的起源：David Allen在风靡全球的经典畅销书 《Getting Things Done——无压工作的艺术》中推演出来的一套事务和时间管理方法及体系，他提倡建立一个详细的to-do列表，将自己悬而未决的事情全部记录在一个可靠的外部系统里。
GTD的流程：搜集(Collect)生活中所有悬而未决的杂事(即未尽事宜)；然后对这些杂事(即未尽事宜)进行预判并加工处理(Process)出行动；对这些行动进行组织整理(Organize)；以便检视回顾(Review)；最后付诸实施(Do)。究其根本五大流程形成了一个自激循环的正反馈闭环管理系统。
GTD所需技能的辨析：搜集(记录能力)、加工(预期判断能力)、组织(分类归纳能力)、检视回顾(反馈自省能力)、执行(直觉选择能力)。显而易见，GTD所需的底蕴能力是你早已掌握的粗浅简单的技能，实践GTD只需改变行为模式而不必学习新的技能。
我将通过MLO这个工具给大家粗略的介绍GTD，顺便理清思路，回顾总结。

Chapter 3  工具介绍

MyLife Organized（简称MLO）是一款很理想的GTD时间管理工具。这款工具是我在尝试了无数的GTD工具之后最适合自己的GTD工具，它按照GTD的 思路与理念设计，思路清晰却又不死板僵硬，相反，它相当的自由，功能更是强大到令人发指。缺点也相当明显：不菲的价格，200RMB（不过这难不倒天朝人 民）;与手机同步困难（针对本人）。
下面进入主题

Chapter 4   搜集(Collect)

搜集就是巨细靡遗点滴不漏的收集杂事（即未尽事宜）投入收件匣。
4.1 何谓杂事和收件匣
杂事：所有进入我们精神和现实世界引发关注、悬而未决、搅扰思虑、牵扯精力的事，包括实物(资料、物品)及意念(自我的心念、上司的指令、对人的承诺等)之事，统称为“杂事”。
收件匣：用于放置杂事的工具或容器。
4.2 为什么要搜集杂事
人是能思想的芦苇，可是芦苇过于纤弱，大脑一旦承载了太多的杂事，就会排挤掉真正有意义的思考，徒然损耗精力。神经科学“双任务干扰”理论表明即便只是同时考虑两项非常简单的事务，大脑处理信息的效率就会严重下降。将杂事搜集起来存放到收件匣里以清空大脑，使人得以心神合一、专心致志，藉此方能气定神闲、从容高效的提升决策的品质和做事的效率。
4.3 收件匣的种类
很多工具，无论其科技含量的高低，均可用于收集杂事。下面列出的几种工具可以用于捕捉想法和从外部获取的资料，不妨善加择取选用：
- 实体(塑料、木制、金属等)工作篮
- 纸制记事簿
- 电子记事簿
- 录音设备
- 电子邮件
4.4 如何利用MLO进行搜集
在任何时候，只要MLO在运行，你都可以按下热键（Ctrl + Shit + M）呼唤出快速条目输入功能（Rapid Task Entry）栏
输入原料名称，也可以如图中同时输入多项原料，一行一项。之后点击“Add tasks”或“Ctrl + 回车”确认。
通过上方的 Parent… 栏，你可以设定这些条目将放入列表的哪个位置（一般就是 <Inbox> 列表）。
回到MLO主程序（Windows + Q）之后，你就能在 <Inbox> 中看到刚刚输入的原料了。
你也可以直接在MLO主窗口中添加条目。选定 <Inbox> 列表，通过右键菜单 -> New Subtask （或快捷键Alt + Ins）来添加子条目。
4.5 搜集的瓶颈
(1) 每一个悬而未决的杂事都必须存储于你的收集体系之中，而不是在你的大脑里。           
(2) 你应该尽可能地控制收件匣的数量，越少越好、够用即可。
(3) 你必须定期清空这些收件匣(即下一章的加工)。

Chapter 5  加工(Process)

加工就是把杂事提炼出提示(让你在下一步行动时找得着北)。
具体来说是事先研判前一阶段搜集到的“杂事”的实质，处理出可供执行的行动提示
5.1 加工的方法
加工的方法就是判明界定“杂事[ ]”的实质后自问自答达成愿景或成果的下一步行动是什么。
一般的杂事只要花几秒钟思考就能得出下一步行动。
再深入一步提升视点到纵向控制的项目规划方法：通过判定目标(Why)、展望结果(What)、网罗构想(How)、整理规划、明确方案5个不同的阶段步骤找出下一步行动的自然式计划法(一种前衔后接、倒转灵活、综合完备的思维模式)。
比照两者，我们会发现加工方法和自然式计划法一样都是以结果愿景为导向解决问题的方法，只是作为项目规划方法的自然式计划法更加深入。
大体上80%以上的直线型任务只要略作思考就可得知下一步行动，15%的项目只要简单的借助辅助手段，比如心智图、文字处理软件稍加记录即可，只有5%重大复杂的项目任务需要通盘筹算。
5.2 加工的要诀
▪ 从头到尾：清空收件匣按照从一端到另一端(电子邮件建议后信先办)顺序处理杂事， 逐一处理，不避不拖。
▪ 一次一事：专心致志心无旁骛的判断手上的这一件杂事的实质，不要同时考虑收件匣中的下一件。
▪ 预留时间：清空收件匣时会遇到两分钟内可以解决的事情，需要预留宽裕的时间。                        
从头到尾原则指要平等对待所有杂事，一次一事则指要专注于每一件杂事。
5.3 加工的成果和相应处理
加工完毕后你会发现有两种情形。
第一种是无需付诸行动的杂事，一般可以分为三类：
☆ 没用的垃圾trash
★ 待孵化的项目(即备忘提示) items to incubate
★ 参考资料reference material
无法付诸行动的杂事的处理方法是：丢弃没用的垃圾(能舍方能得)，归档参考资料，将待孵化的项目列入 “将来/也许”清单，也可以写入日程表或者备忘录。
第二种需要付诸行动的“下一步行动Next Action”提示(即行动提示)
需要付诸行动的杂事需要加工处理成明确具体的可供执行的行动提示，一旦你厘清了下一步行动的叙述决定了行动，你就会面临着3种选择：
※ 立即执行（2分钟内可以搞定的事情）
※ 委派他人（转交任务给更适合的执行者）
※ 推迟执行，把任务放在你的组织系统中以后再完成(行动提示按情境归类加入下一步行动清单中以便批次处理)
当你扔掉一大堆垃圾，归 档一大摞资料，落实大量的两分钟行动，并把相当数量的事务移交他人处理。最后，你手头留下的就是一堆需要你尽快付诸行动(ASAP)的行动提示，将来或者 指定时日的备忘提示，还有那些委派别人后需要你跟踪的任务。“杂事”中的剩下的事务是由“委派他人”和“推迟执行”的行动组成的。这些任务还需要进一步组 织分类，以更好地纳入管理系统，下一章将对这一过程进行解说。

Chapter 6  组织(Organize)

组织即分门别类的安放提示。
展开来说组织就是甄别加工所得的提示合理的收纳整理到由几个界限分明的容器（清单）组成的逻辑体系里面，架构出一个合乎自己需求的行动提醒系统。
需要注意的是加工（Process）和组织（Organize）可以并行不悖的同步进行，而非相互割裂、各自独立。
6.1 容器(清单)分类和界限从组织整理的角度来看，需要跟踪和管理的事情可以分为7大类。
▪ 一个“项目”清单
▪ 项目的辅助资料
▪ 记录在日程表中的行动和信息
▪ “下一步行动”清单（一个或按情境分多个）
▪ 一个“等待”清单
▪ 参考资料
▪ 一个“将来/也许”清单
关键是要做到泾渭分明（保持界限）：如 果你把应该列在日程表中的工作（因为这些事情必须在指定时间或日期完成）写在“下一步行动”清单中，你就会丧失对日程表的信任，转而频繁反复浏览行动清 单，以免漏掉这个工作。如果有一件工作你暂时还不想考虑实施，那么它就必须归入“将来/也许”清单，这样你才能在浏览“项目”清单的时候，全神贯注地考虑 具体的行动计划。如果你把委派他人办理的事情放在你的某个“下一步行动”清单中，你在执行这个清单的时候，会因这件委派之事引起无意义的思考而造成不应该 的停顿。如果你将需要阅读这个“下一步行动”的阅读资料和庞杂巨量的参考资料(备查效用)混淆不清，你就会无所适从拒绝阅读。
6.1.1 日程表日程表是不可侵犯的圣域，只能记录对时间有刚性要求(特定时日)的行动，宽松安排弹性最佳(机动灵活地安排其它事务)。
例如定时的会议、某日必须完成的事务或者要用到的提醒信息。
Toodledo有自带的日程表，也可以和谷歌行事历（Google Calendar）结合使用。
6.1.2 “下一步行动”清单：根据情境分类下一步行动少于25个可以不分类，否则请依据情境归类，情境归类的原则是宁少勿多、符合实情、够用就好。
◆ 固定地点(特定地点才能进行的活动)：家(比如整理衣柜)、办公室、健身会所等
◆ 移动跑腿(外出或购物活动)：超市、商店等
◆ 依赖工具的活动：电话(最好同时注明事项和电话号码)、计算机等
◆ 人际沟通和议程活动：老板、同事、下属、配偶、孩子、经常出席的会议等
◆ 阅读活动：阅读资料、财务报表等
◆ 限于时间和精力的活动：五分钟、一刻钟、30分钟、两小时、很累时等
◆ 思考规划活动：任何地方
按情境分类的好处在于便于查看和批次处理，通常转换情境会耗费额外的精力。
6.1.3 一个“等待”清单
等待别人完成的任务也需要组织成清单以提醒自己(最好标明委派日期)，以便追踪和跟进交办事项的进度。等候期间可审时度势选择是否采取行动推动事态的发展。
可以将之视为一种特殊的情境，在Toodledo的情境Context视图下创建一个等待清单Wait，相比需要时常查看的“下一步行动”清单，等待清单只要根据需求隔段时间查看一下。
6.1.4 “项目”清单(标杆旗帜)一个下一步行动(单步行动)无法完成的任务都是项目(多步行动才能达成)，需要列入项目清单。
项目清单只是一个备忘的愿景目标列表(形式简单如同目录)，起到旗帜的标杆引领作用，凭借它来把握方向，宏观控制各个项目的进度。
6.1.4.1 项目清单的划分创建
一般来说不必细分，保持一个目录列表样式即可。当然也可以按工作事务和私人事务划分，或者按健康、财务、学习、生活、事业、人脉、技能等分门别类划分，这里介绍一种按项目生命周期的划分方法：
首先在mlo里建立Someday、Pool、Project、Oishi、Action五个文件夹（Folder）。            
Someday：“将来/也许”项目清单(当前不会做的状态)
Pool：任务缓冲蓄水池(从Someday中接引来尚未泄导到Project和Action的项目，即将开始规划状态)
Project：当前正在推进的项目(分解规划状态)
Oishi：当前阶段推进中的重要项目(Oishi日文是大石头的意思，主线任务)
Action：马上可以付诸行动的任务(下一步行动状态)
三千弱水，只取一瓢(Action)饮，这样的划分法面临许多项目时有助于高效专注的迅速分解，减轻压力。
6.1.4.2 项目的相关想法
可以用mlo的Note(备注)纪录和组织关于项目的想法，一旦发现某些想法已然陈旧过时毫无用处即可删除。
6.1.4.3 项目任务的细化处理
mlo里的Note、Folder、Context、Goal、Tag、Subtask都可以用来分解规划项目任务，可以灵活选用进行具体的细化处理。
(1) 利用Note分解处理
例如任务是选购一台苹果电脑笔记本。可以在Note里写下两条，第一条上网查询型号性能价格(单步行动)，第二条到卖场购买笔记本(单步行动)。当然，除此之外Note中也可纪录一些相关想法。
完成第一条之后可以在前面加上一个标注符号或者用分割符和第二条区隔开来。
(2) 利用标签Tag分解处理
可以把任务选购一台苹果电脑笔记本以及分解出来的两步上网查询型号性能价格、到卖场购买笔记本的标签Tag都设为apple。点选apple标签就可以看到任务和完整的步骤，完成的打钩即可。
(3) 利用子任务Subtask
6.1.4.4 复杂项目的规划
6.1.5 项目支持资料
项目支持资料不是项目的行动，也不是项目提示。它只是支持项目行动和决策的辅助信息，可以和下面提到的参考资料一起存储到同一个资料归档系统中(比如Evernote)，可按主题或题目加以分类组织整理。较之参考资料，用于保障项目正确顺畅进展的项目支持资料需要更为频繁的适时查阅。
6.1.6 参考资料不需要执行任何行动的具有潜在价值的纯粹资料(备查效用)，可以归档到各种资料存储系统：
(1) 快速高效有趣的一般性参考资料归档系统——纸质和电子数字类
(2) 特殊资料的归档系统
(3) 名片册和通讯簿
(4) 图书馆/档案馆式的归档系统
例如通过主动阅读、评估价值、收集重点的方式将一些有用的资料归置Google Reader、Evernote、Wiz之类的数字系统，以便日后含英咀华。
Evernote里头可以设置两个保存搜寻条件：
尚无标签的笔记名称No Tags：查询语句-tag:*
妙文摘要笔记名称Reference(名句摘录)：查询语句tag:”reference”
6.1.7 一个“将来/也许”清单这是你的梦想清单，即当前不能采取行动但日后可能会有所行动的资料和提示信息，其内容来源于收件匣、创造性的想象力、提升高度重估当前进行中的项目清单(项目停滞不前抑或限于精力暂时割爱甚至舍弃，人的精力有限好钢要用在刀刃上)。
可 以保存在Toodledo或者资料归档系统(比如Evernote)里，也可以借助日程表或者“备忘录文件夹系统”(名为43Folders即用31个从 1至31标注天数和12个从一月到十二月标注月份的文件夹构成的可以保存实物资料的循环式立体版日程表般的提醒系统)在未来的某个指定日期提示你。
6.2 核查清单(Checklists)：创造性的提示根据你的需要大胆地创建各种类别的核查清单(查漏补缺的列表)，主要用于核查缺漏以及保持控制。
并无绝对必要创建某些核查清单，可视情况而定。

Chapter 7   检视回顾（Review）定期检视任务清单让其吻合现实状况，依据回馈讯息藉以规划未来，保障系统的有效运行。

7.1 时常适时、适当的检视，首先看一看你的日程表，然后看一看你的行动清单▪ 时常适时检视。
▪ 当你检查了所有对时间有严格要求的活动(日程表)，并对它们加以妥善安排后，接下来浏览最多的是对应当前情境的行动清单。剩余的“项目”清单、“等待”清单、“将来/也许”清单可依需定时游览查阅。
▪ 在适当的条件下，进行合理的检视。
检视方法四：电脑上的其他软件。
检视方法五：手机和其他的3C产品上的软件随时随地查看。
7.2 每周回顾(Weekly Review)的重要性和时机(1) 你有机会夺回生活的主动权、对事情重新评估、重新安排，让自己重新找到平衡。而这些恰恰是在每天疲于奔命的忙碌中，无论如何也做不到的。
(2) 至少让自己能在1万英尺高度即“项目Projects”层次总览全局，考虑最要紧的工作、最重要的目标，超脱繁冗芜杂混乱不堪的境况，把握住方向。
作为要将搜集、加工、组织、检视回顾前4流程都过一遍再次清空大脑更新系统的每周回顾最佳的进行时机是在周五下午留出两个小时的时间，如果因为工作限制做不到这一点那么就选择一段不被打搅的时间。
（行动配图意象：象征啮合愿景和执行的机械钟）

Chapter 8   执行行动（Do）

使用你的直觉力量执行最合适的行动，因为已经周密严谨的系统考量过一遍了。
8.1 确定某一时刻具体行动的“四标准法Four-Criteria Model”情境：合否？
时间：够吗？
精力：多少？
重要与否：直觉择定。
首先检查是否合乎当前情境、随后考虑时间是否充足、继而判断自身的精力状况能否应付这样的依序层级漏斗式方法筛选过滤某一时刻能够执行的具体行动。至于三级漏斗筛选过虑后剩下事务的重要程度可以通过“三分类法Threefold Model”和“六个高度检视法Six-Level Model”判决。
Toodledo服务提供了极其好用的筛选、摺叠、搜索、排序等功能。这四大功能里头个人感觉对确定某一时刻具体行动最有用的是排序Sort，按钮位置在右上角。可以依据需求选择下面的几种排序方式：
1、按重要程度Importance排序。
2、先按情境Context排序，再按重要程度Importance排序。
3、先按文件夹Folder排序，再按重要程度Importance排序。
4、依据事务安排先后次序的开始时间Start date（Start time）排序。
5、按任务状态Status排序。
6、按标签Tag排序。
7、按耗时长短的Length排序。
8、按重复属性Repeat排序，可以查看每日、每隔几日、每周、每隔几月等的例行事务。
9、按目标Goal排序。
值得一提的是Toodledo里头的状态Status是GTD原书没有提到过的概念。
8.2 评估每日工作的“三分类法Threefold Model”A 照单执行事务
B 处理突发事件
C 安排事务管理清单
一言以蔽之：不要为了忙碌而忙碌，需要明确工作界限，排除不急之务的牵绊，管控悬而未决的事务，你就不会对此感到迷惘。
8.3 总体检讨审查工作和生活的“六个高度检视法Six-Level Model”▪ 5万英尺+：人生终极目的和原则（面临重大变化和转折时）
▪ 4万英尺：3~5年的展望（建议每年检视）
▪ 3万英尺：1~2年的目标（建议每季检视）
▪ 2万英尺：责任范围（建议每月检视）
▪ 1万英尺：当前的项目（建议每周检视）
▪ 跑道：下一步行动（建议每日检视）
正如杂事也是有六个等级一 样，每一层次皆具化和服从于上一层次，自下而上入手可发现前3个较低层次的检视内容大多是针对事物当前状态(行动、项目、职责)，再向上的层次则主要涉及 指导方向、目标取向等方面，需要在恰当的时机去关注需要关注的方面，长远规划，掌控愿景，保持全方位的平衡。

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挺花哨

sun3412

挺花哨

时间管理现在蛮火的。。。有很多理念可以借鉴
排版很乱，本来用evernote编辑的，不会用论坛的HTML代码，so将就着看吧