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(转)与office 2007简体中文版第一次亲密接触

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Oceanzd
发表于 2006-11-26 22:47:24 | 显示全部楼层 |阅读模式
前不久笔者得到一份Office2007简体中文企业版,其与测试版本相比不仅仅组件增多,而且功能也更稳定,下面我们就看看office2007简体企业中文版的一些亮点吧!  一、文档转换为PDF不再难!
  PDF作为一种通用文件格式,在当今的各种应用中非常广泛,但是需要将文档转换为PDF格式,一般都需要通过使用Adobe Acrobat或者其他一些专业的PDF制作软件来完成,而这些软件往往是需要付费的。现在通过office2007的PDF转换功能,就可以直接将Word文档转换为需要的PDF文件格式。
  在使用Office2007的PDF转换功能之前,必须先要到微软公司office2007的下载网站(http://office.microsoft.com/zh-cn/downloads/CD101950462052.aspx)(图1),下载一个名为“2007 Microsoft Office 加载项:Microsoft 另存为 PDF 或 XPS ”的插件。
  将这个插件下载安装后,就可以在office2007的Word 、Excel等八种组件中实现转换PDF功能了。
  将文档转换为PDF非常简单,比如在Word2007中,打开或者新建一篇文档后,需要转换时,执行“文件→另存为→PDF 或 XPS”菜单命令(图2),在弹出的“发布为DF 或 XPS”对话框中选择“保存类型”为PDF,单击“发布”按钮(图3),即可快速将文档转换为PDF格式文件(图4)。
  小提示:
  如果只需要转换为文档中的某些页面,则可以单击发布为DF 或 XPS”对话框中的“选项”按钮,在弹出的对话框中,从“页范围”选项中,选择要转换的页面即可,如1~2页(图5)。同样道理在转换Excel工作簿时,可以选择某个工作表或者整个工作簿。
二、利用OneNote2007,实现会议记录大家一起写
  OneNote作为一种新的办公软件,自其第一个版本Office2003起,就令人惊喜不已,原来会议记录可以这样巧妙地管理。而在OneNote2007功能改进更大,比如改进的笔记记录功能、 共享笔记的新方法 、更好地与 Office 程序集成,其中的共享笔记功能,可以使你与你的同事共同在一个OneNote会议记录上作笔记,从而实现互相补充,让会议更轻松!
  使用OneNote2007的共享笔记,可以通过两种方式,一种创建一个共享的笔记本,另外一种是通过实时共享会话功能,以后者为例来看看OneNote2007的共享笔记功能。
  需要共享自己的会议笔记时,在创建的会议笔记中,执行“共享→实时共享会话→开始共享当前分区”菜单命令(图6),在弹出的任务窗格中,为了控制共享自己笔记的人员数量,输入自己的会话密码,然后单击“开始实时共享会话”按钮(图7)。
  在随之弹出的“当前实时会话”任务窗格中(图8),需要邀请某个同事共享自己的会议笔记时,单击“邀请参与者”按钮,即可启动Outlook新邮件对话框,在其中输入被邀请者的邮件地址,即可将一封包括自己共享笔记IP地址的邮件发送给对方,而且其中还包含一个附件,只要对方打开这个附件,即可直接加入到共享会议笔记中去(图9)。
  反之如果想参与其他人的实时共享会话,则可以执行“共享→实时共享会话→加入现有会话”菜单命令,在弹出的任务窗格中输入所要参与实时共享会话的IP地址和密码即可。
三、全新的虚拟办公室-Groove
  在Office2007简体中文企业版中出现了一个新面孔-Groove,Groove是微软公司在2005年所并购的Groove网络公司的一项协作办公软件。通过Groove,用户可以创建虚拟的工作区,并且使使用者在任何地方工作都和在同一个“办公室”工作一样,而在Office2007则集成了这一软件。
  使用Groove创建自己的工作空间时,首先要申请一个账号以及设置自己的登录密码,进入Groove就可以开始创建自己的虚拟办公室了。在Groove主窗口中,执行“File→ New→ Workspace”菜单命令,在弹出的创建新工作空间对话框中,选择所创建的工作区类型,比如“Standard”选项,单击“OK”按钮(图10),即可创建一个新的虚拟办公室。
  在这个虚拟办公室中,你可以通过单击“Files”工具窗口中的 “Add Files”按钮,将本地文件夹中的文件添加到虚拟办公室中(图11),也可以设置工作日历、召开会议、管理图片等,同时还可以通过即时通讯工具,给同事发送文本信息以及文件(图12)。
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